لكل جهة عامة جدول حفظ: قائمة بفئات السجلات، ومدة حفظ كل فئة، والحدث الذي يبدأ به احتساب المدة، وما يحدث عند انتهائها، إما الإتلاف وإما الحفظ الدائم. وفي كيبيك، يُلزم قانون الأرشيف كل جهة عامة بإعداد جدول حفظ وتحديثه باستمرار. وعلى الورق، يحكم هذا الجدول كل سجل تحتفظ به المؤسسة.
أما في Microsoft 365، فكثيرًا ما يتوقف في منتصف الطريق. فقد تُرجم الجدول إلى تسميات احتفاظ، وأحيانًا بعناية كبيرة. لكن فرقًا أُنشئت لمشروع انتهى منذ سنوات لا تزال قائمة، ومواقع SharePoint تواصل النمو، ولا أحد ينفّذ التصرف النهائي. وتظهر الفجوة في لحظات محددة: إعادة تنظيم إدارة، أو اقتراب سحب محرك مشترك من الخدمة، أو طلب للوصول إلى المعلومات يكشف مستندات كان ينبغي إتلافها منذ زمن، أو حلول موعد حملة الاستبعاد السنوية من دون أن يعرف أحد من أين يبدأ.
لماذا يتوقف جدول الحفظ عند التسميات؟
لأن جدول الحفظ وMicrosoft 365 يديرهما أشخاص مختلفون، بمفردات مختلفة.
- أمناء الأرشيف يفكرون بالملفات وفئات السجلات. يصف جدول الحفظ محاضر لجنة، أو ملف عقد، أو طلب منحة.
- تقنية المعلومات تفكر بالمواقع والمكتبات والسياسات. ينتظم Microsoft 365 في فرق Teams ومواقع SharePoint ومكتبات مستندات، ينشئها المستخدمون مع كل مشروع جديد.
- التسميات تحمل قواعد لا قرارات. يمكن للتسمية أن تحدد مدة حفظ ملف العقد بعد إغلاقه وما يجب فعله بعدها، لكنها لا تعرف أن هذا المشروع قد أُغلق، ولا أن هذا الملف بعينه يستحق نظرة ثانية.
- المسؤولية تتلاشى. حين ينتهي مشروع أو يغادر صاحبه، يبقى الفريق، ولا يشعر أحد بأنه مخوَّل بحذفه.
- الإنشاء سهل والإغلاق ليس كذلك. يستطيع أي شخص إنشاء فريق ببضع نقرات، لكن لا توجد خطوة في سير العمل المعتاد تطلب من أحد إغلاقه.
وفي الأثناء، تتراكم على محركات الأقراص الشبكية مجلدات سنوات لا يجرؤ أحد على حذفها، وتُتابَع الصناديق الورقية في جداول بيانات تُحسب فيها مواعيد الإتلاف يدويًا. فينتهي الأمر بكل وسيلة حفظ إلى مسار جزئي خاص بها، أو بلا مسار على الإطلاق.
ما الكلفة؟
من دون مسار فعّال للتصرف النهائي، تلجأ الجهات العامة إلى أحد خيارين افتراضيين، وكلاهما محفوف بالمخاطر.
- الاحتفاظ بكل شيء احتياطًا. يتضخم التخزين، ويزداد البحث صعوبة، وكل سجل يُحتفظ به بعد انتهاء مدته مستند إضافي قد تلزم مراجعته عند ورود طلب للوصول إلى المعلومات. كما أن المعلومات الشخصية المحفوظة أطول من اللازم توسّع نطاق التعرض إذا وقع حادث يمس السرية.
- الإتلاف من دون إثبات متين. حذف موقع أو مجلد من دون تقرير استبعاد معتمد يترك المؤسسة عاجزة عن إثبات ما أُتلف، وبموجب أي قاعدة، وبإذن من.
ثم هناك الوقت. فتطبيق جدول الحفظ يدويًا عبر Teams وSharePoint والمحركات والصناديق يستغرق ساعات من عمل أمناء الأرشيف في كل حملة استبعاد، يذهب معظمها في إعداد القوائم لا في اتخاذ القرارات. وحين لا تستطيع جهة عامة أن تقول ما الذي أتلفته، أو لماذا لا تزال تحتفظ بما كان يجب التصرف فيه، يصعب عليها أن تجيب المدققين أو المواطنين أو وسائل الإعلام بثقة.
ما الذي لا ينجح؟
التسميات وحدها. ضبط التسميات على الحذف التلقائي عند انتهاء المدة يُخرج القرار الإداري من العملية. أما التسميات التي تكتفي بالحفظ من دون خطوة للتصرف النهائي، فهي تؤجل المشكلة فحسب.
الاعتماد على مراجعة التصرف في Purview وحدها. مراجعة التصرف (disposition review) في Microsoft Purview مراجعة حقيقية: ما يصل إلى خمس مراحل، ومراجعون يستطيعون اعتماد التخلص أو إعادة تسمية العنصر أو تمديد احتفاظه. لكنها تنطلق عنصرًا بعنصر كلما انتهى مؤقّت التسمية، ويضبطها مسؤول تسميةً بتسمية في بوابة الامتثال. ويمكن ضبطها على الاعتماد التلقائي بعد مدة من دون إجراء، وليس فيها إجراء مدمج لنقل السجلات إلى الأرشيف الوطني، وهي تغطي المحتوى المخزّن في Microsoft 365. وللمقارنة المفصلة، اقرؤوا Microsoft Purview أم Archiveo: من يجب أن يقود التصرف النهائي في السجلات؟
مطالبة أصحاب المواقع بالتنظيف. أصحاب المواقع ليسوا أمناء أرشيف، فهم يحذفون أكثر من اللازم أو أقل منه، ولا يتركون أثرًا لما أزالوه.
مشاريع التنظيف لمرة واحدة. التنظيف الكبير قبل عملية ترحيل يفيد مرة واحدة، ومن دون مسار دائم تعود المتأخرات في غضون سنوات قليلة.
كيف تُسدّ الفجوة؟
لا تعتمد الطريقة على أداة بعينها، بل تتعامل مع جدول الحفظ بوصفه مسارًا يقوده أمناء الأرشيف، مع إثبات في كل خطوة.
- مجموعة قواعد واحدة. ترجموا كل قاعدة في جدول الحفظ إلى تسمية احتفاظ بمدتها ونقطة بدايتها وتصرفها النهائي، فتصبح التسميات المرجع الوحيد، ولا تحتفظوا بنسخة ثانية في مكان آخر.
- ربط كل موقع ومحرك وصندوق بوحدة. ينبغي أن تكون لكل موقع Teams أو SharePoint، وكل مجلد مشترك على الشبكة، وكل صندوق ورقي، وحدة مسؤولة عنه، ويُفضَّل فئة سجلات أيضًا.
- إطلاق التصرف النهائي عند الطلب. أطلقوا طلبًا لنطاق محدد في الوقت المناسب: إغلاق مشروع، أو حلّ لجنة، أو إعادة تنظيم إدارة، أو سحب محرك من الخدمة، أو بدء الحملة السنوية.
- إعداد تقرير الاستبعاد قبل التنفيذ. أدرجوا كل ما بلغ موعده في النطاق، مع القاعدة التي تنطبق على كل عنصر.
- الاعتماد على مستويين. يتحقق أمين الأرشيف من امتثال التقرير لجدول الحفظ، ثم يعتمده المدير المسؤول عن السجلات، ولا يُنفَّذ شيء قبل الخطوتين.
- التنفيذ والتحقق. أتلفوا وتأكدوا من أن المحتوى لم يعد متاحًا، بما في ذلك سلة المحذوفات، أو مرّروا السجلات ذات القيمة الدائمة عبر منطقة عازلة ثم انقلوها إلى الأرشيف الوطني.
- الاحتفاظ بسجل التدقيق بصورة دائمة. يجب أن يبقى أثر ما أُتلف أو نُقل، وبموجب أي قاعدة، وبموافقة من، بعد زوال المحتوى نفسه.
| الخطوة | من يتولاها | الإثبات الناتج |
|---|---|---|
| تقرير الاستبعاد | يُنشأ من القواعد | قائمة العناصر المستحقة مع القاعدة الخاصة بكل منها |
| التحقق | أمين الأرشيف | تقرير متحقق منه وفق جدول الحفظ |
| الاعتماد | المدير المسؤول عن السجلات | موافقة رسمية مؤرخة |
| الإتلاف أو النقل | يُنفَّذ بعد الاعتماد | تحقق من الحذف، أو حزمة نقل وإشعار استلام |
| الإغلاق | أمين الأرشيف | سجل تدقيق دائم |
ابدؤوا على نطاق صغير. فأول طلب على مشروع واحد مغلق أو محرك سُحب من الخدمة يختبر القواعد والموافقات والإثباتات في نطاق يسهل التحكم فيه، ويمنح أمناء الأرشيف والمديرين مثالًا ملموسًا قبل حملة الاستبعاد السنوية.
كيف تتناول LS2 المسألة
للحكومات والجهات العامة، تقدّم LS2 Innovation حل Archiveo، الذي يطبّق جدول الحفظ على Microsoft 365 ومحركات الأقراص الشبكية والورق من مكان واحد. وهو يبني على Purview ولا يحل محله: تُستورد تسميات الاحتفاظ في Microsoft 365 دفعة واحدة بمدتها ونقطة بدايتها وتصرفها النهائي، فتبقى التسميات المرجع الوحيد.
- Microsoft 365. ينشئ أمين الأرشيف طلب أرشفة لموقع Teams أو SharePoint، ويمكن حصره في مجلدات أو ملفات بعينها عند الحاجة. وينتقل كل طلب من «مسودة» إلى «معتمد» ثم «منقول» ثم «مكتمل».
- محركات الأقراص الشبكية. تُقترح المجلدات المنتهية مدتها وفق تاريخ إنشائها أو آخر تعديل عليها. وتبقى الملفات على المحرك ما لم يُعتمد قرار بشأنها، وتمر العناصر المعتمدة بمنطقة عازلة لتصحيح أي خطأ قبل الإتلاف.
- الورق. لكل صندوق وملف بطاقة تتضمن موقعه ومحتواه وموعد إتلافه المحسوب. ويطبع Archiveo ملصقات الرمز الشريطي، ويسجّل عمليات النقل والإعارة والإرجاع، ويستورد الجرد القائم بدل إعادة إدخاله. وتُرفق شهادة الإتلاف بالطلب.
ويتبع كل طلب المسار نفسه: تقرير الاستبعاد، ثم تحقق أمين الأرشيف، ثم اعتماد المدير، ثم إما الإتلاف الموثَّق وإما المنطقة العازلة والنقل إلى الأرشيف الوطني عبر FTP آمن، ويُغلق الطلب بعد تأكيد الاستلام. ولا يوجد اعتماد تلقائي، وسجل التدقيق دائم. ويعمل أمناء الأرشيف والمديرون من علامة تبويب في Microsoft Teams أو عبر الويب أو الهاتف المحمول، من دون أي تثبيت.
ويغلب على الإعداد العمل الأرشيفي لا العمل التقني: يربط فريق تقنية المعلومات Microsoft 365 ومحركات الأقراص الشبكية عند الحاجة، وتُستورد القواعد وجرد الأرشيف الورقي، وتُضبط الأدوار، وترافق LS2 أمناء الأرشيف في أول طلب أرشفة. تعرّفوا إلى LS2 Innovation، واطّلعوا على طريقة عمل LS2 مع الشركاء الذين يخدمون الجهات العامة، أو تواصلوا مع الفريق. وحين يحتفظ موردون بمعلومات شخصية لحسابكم، تعرض قائمة التحقق الخاصة بقانون 25 بنود الحفظ والإتلاف التي ينبغي المطالبة بها.
أهم النقاط
- تترجم تسميات الاحتفاظ جدول الحفظ، لكن لا بد من أحد يقرر كل تصرف نهائي ويعتمده وينفذه.
- من دون هذه الخطوة، تحتفظ الجهات العامة بكل شيء أو تُتلف من دون إثبات متين.
- ينجح التصرف النهائي أكثر عند الطلب، حسب الموقع أو المحرك أو مجموعة الصناديق، حين يُغلق مشروع أو يُعاد تنظيم وحدة.
- كل عملية إتلاف تحتاج إلى تقرير معتمد قبل التنفيذ وسجل تدقيق يبقى بعد زوال السجلات.
- تخضع محركات الأقراص الشبكية والورق لجدول الحفظ نفسه، وتستحق المسار نفسه.
شاهدوا طلب أرشفة من بدايته إلى نهايته
عرض توضيحي لـ Archiveo مدته 30 دقيقة: استيراد تسميات الاحتفاظ، وتقرير الاستبعاد، وتحقق أمين الأرشيف واعتماد المدير، والإتلاف أو النقل، وسجل التدقيق.
احجز عرضًا توضيحيًاأسئلة شائعة
هل يطبّق Microsoft Purview جدول الحفظ لدينا تلقائيًا؟
يطبّق Purview تسميات احتفاظ تحمل مدة ونقطة بداية وإجراءً عند انتهاء المدة، ويمكن للتسمية أن تطلق مراجعة للتصرف تضم ما يصل إلى خمس مراحل بدل الحذف التلقائي. لكن Purview لا يقرر متى ينبغي لأمين الأرشيف أن ينظر في موقع معيّن، ولا كيف تصل السجلات ذات القيمة الدائمة إلى الأرشيف الوطني. لذلك تحتاج معظم الجهات العامة إلى مسار يحيط بالتسميات.
من يجب أن يعتمد إتلاف السجلات في الجهة العامة؟
إتلاف السجلات قرار إداري. والنهج السليم يقوم على مستويين: يتحقق أمين الأرشيف من اتساق القائمة وامتثالها لجدول الحفظ، ثم يمنح المدير المسؤول عن السجلات الموافقة الرسمية. ويصبح تقرير الاستبعاد المعتمد مستندًا داعمًا إذا جرى التشكيك في الإتلاف لاحقًا، كما في طلب للوصول إلى المعلومات.
ماذا يحدث للسجلات التي يجب حفظها حفظًا دائمًا؟
لا تُتلف، بل تُجهَّز وتُنقل إلى الأرشيف الوطني، مع حزمة نقل وملف إيداع يصفان ما يُرسَل. وقبل النقل، تمنح المنطقة العازلة أمناء الأرشيف وقتًا للتنظيف وإعادة التصنيف. ولا يُغلق الطلب إلا بعد أن يؤكد الأرشيف الوطني الاستلام، ويحتفظ سجل التدقيق بصورة دائمة بما نُقل.
هل تخضع محركات الأقراص الشبكية والصناديق الورقية لجدول الحفظ نفسه؟
نعم. فجدول الحفظ ينطبق على السجلات أيًّا كانت وسيلة حفظها. والمجلدات على محرك مشترك والصناديق في غرفة الأرشيف لها مدد الحفظ والتصرفات النهائية نفسها التي للمستندات في SharePoint. وتطبيق الجدول على وسيلة واحدة يترك الوسائل الأخرى تتراكم، لذا ينبغي أن يغطي الطلب نفسه والموافقة نفسها وسجل التدقيق نفسه الأنواع الثلاثة.